Переезд – это всегда волнительно и хлопотно, а порой еще и заканчивается поиском необходимых вещей и потерей чего-то важного. Неудивительно, ведь перемещение из одной локации в другую – сложная и многоуровневая задача, которая требует четкого плана и взаимодействия различных сторон. Чтобы не превращать этот процесс в хаос, стоит продумать все до мелочей. Как спланировать переезд офиса, чтобы все прошло гладко и спокойно? Есть несколько простых советов, которые помогут в данном вопросе.
Лайфхаки для тех, кто готовится сменить офис
Итак, переезд – вопрос решенный и теперь нужно воплотить задуманное в реальность. В первую очередь, стоит помнить, что подготовка должна начинаться минимум за месяц. Это позволит сделать цифровые копии документов, сложить вещи, собрать коробки, а также связаться с нужными людьми, которые готовы организовать переезд офиса на профессиональном уровне.
Основные рекомендации
Советы специалистов:
- переезжать лучше всего в выходной день. Это позволяет сэкономить время, не срывать рабочие процессы и сохранить привычный график. Кроме того, в выходные дни дороги менее загружены, поэтому вероятность того, что придется простоять в пробках минимальна;
- назначьте координаторов. Пусть это будет два человека. Один отвечает за координацию процесса на старом месте, а другой принимает перевозимые вещи на новом. Важно, чтобы эти люди не отвлекались на звонки, организационные мелочи, а были полностью сосредоточены на своих задачах;
- планировку нового офиса нужно продумать заранее. Необходимо определиться, где будут располагаться отделы, рабочие зоны, а также техника и мебель. Без четкого плана офис быстро превратится в хаотичное складское пространство с коробками, в которых невозможно что-либо найти;
- упаковка имеет значение. Планируя переезд, важно позаботиться о качественных упаковочных материалах, в частности, о хорошей пленке, коробках для офисной техники, а также пакетах, прочных сумках, которые выдержат груз и позволят комфортно переехать;
- маркировка – это очень важно. Чтобы безопасно перевезти вещи, стоит промаркировать коробки. Техника, мебель, вещи – все это стоит подписать, чтобы изделия были в целости и сохранности. Желательно указать имя и фамилию сотрудника, а также шифр из цифр, а также пометить как «Хрупкое», если это требуется.
Что еще важно учесть
Помимо выше названного стоит также:
- организовать транспорт, который будет отличаться надежностью и иметь большой запас в кузове. Необходимо помнить и о том, что он должен быть технически исправным;
- создать бюро находок. Вполне возможно, будут попадаться вещи, владелец которых неизвестен. Нужно создать временную комнату, куда каждый сможет принести находку, а в спокойной обстановке уже можно будет понять, кто потерял ту или иную вещь;
- сделать общий чат для сотрудников. Это можно сделать в любом мессенджере. Особенно это важно, если в компании работает большое количество людей, и нужно учесть всех, кто будет участвовать в переезде, а также оперативно решать возникшие сложности.
Эти и другие мелочи позволят благополучно перевезти вещи из одного офиса в другой, при этом ничего не потеряв и не испортив.
